福特汽车流程再造 福特公司再造前的采购流程为: 福特汽车公司在全球有3 000多个供应商
从采购流程来看,这种采购流程完全是按照部门来划分的。各部门分别完成大量的单项任务(填写、传递、验货、单据核对、付款);订单、发票、验收单上的很多项目都是相同的(如订购货物的名称、单价、数量、供应商等),但不同的数据来源,很容易造成数据的不一致,财务部门还得寻找差异存在的原因。只有当“订单”、“验收单”和“发票”3者一致时才能付款。因此,财务部门不得不耗费大量人力、时间和资金,而且还常发生差错和延误付款的事件。 福特公司再造后的采购流程为: 对于再造前的采购流程而言,“3票”相符虽然监督有力,但所需人员众多,效率低下。2000年11月份,福特公司开始进行采购流程再造。它们把庞大的采购部门转移到互联网上,通过采用先进的信息技术,高效率地与供应商协作,以提高企业内部的运作效率,最大限度地满足客户的需求。福特公司把所有的顾客信息存放在一个大数据库里,所有相关人员都可以取得想要的信息,而且只需要输入一次,就可以让需要这份资料的人员进行有关的决策,自己控制工作的绩效,因为信息中心会将工作的成果记录下来。具体来讲,福特公司再造后的采购过程可以分成5个流程:①采购部将订单输入数据库。②数据库向供应商下达订单。③供应商交货给验收单位后,验收单位从数据库取出订单资料,再验收所交的货物。④如果验收相符,就将验收合格资料输入电脑,经一段时间,电脑自动签发支票给供应商;如果验收不相符,同时也将验收结果输入电脑。⑤采购部和财务部从电脑资料中查询和了解采购状况。其过程如图8一11所示。
福特公司经过采购流程再造后,受益匪浅,具体表现在下列几个方面: (1)节约人力。因为采用了电脑网络,废除了发票,因此财务部人员在整个采购作业中仅定期作订单、验收等与财务有关的稽核工作,不需要投入大量的人力。财务部在改善前职员超过500人,改善后仅需要125人。 (2)缩短处理时间。借助电脑将信息同时传递给相关人员,以同步工程的方式来缩短处理时间。计算机代替手工,减少了简单劳动的工作量,提高了速度。自动化系统替代了订单登记员、财务部门等人员阅读、输人数据、计算、统计等人工劳动,提高了效率。 (3)防止腐败。如果充分授权给相关部门而没有稽核,将变成弃权或滥权,但是若派人来抽样稽查,又将被视为不被信任,反而带来更大的负面影响。采用电脑信息技术,及时按统计资料进行分析,任何相关业务人员都可以由电脑提取信息差异、例外分析等资料,从而及时采取对策进行处理,使被充分授权者也不敢再任意滥用职权。 (4)增强了服务意识,提高了服务质量。福特公司经过采购流程改造后,消除了人情关系、回扣等不良因素的影响,促进了供应商的公平竞争。对供应商管理的完善也促使供应商重视质量和服务管理,以免在客户的供应商档案管理里留下不好的记录。 思考与分析: 1.从福特公司流程再造的案例中,可以获得哪些有关流程再造的启示? 2.福特公司流程再造中使用了哪些再造方法?